Установка, настройка и внедрение системы Directum RX для автоматизации работы с документами внутри компании.
Дата запуска:
2024 г.
ООО "COSCOM" – ведущий оператор телекоммуникационных услуг, предоставляющий широкий спектр решений в области мобильной связи и цифровых сервисов. Компания активно внедряет современные технологии для повышения эффективности бизнес-процессов, улучшения взаимодействия с партнерами и клиентов, а также цифровизации документооборота.
О проекте
Цифровизация бизнес-процессов становится важнейшим условием эффективного управления документами и взаимодействия с контрагентами. Внедрение системы Directum RX в компании ООО "COSCOM" позволило автоматизировать ключевые процессы, минимизировать рутинные операции и повысить прозрачность документооборота. Особое внимание в рамках проекта было уделено разработке личного кабинета контрагента, который обеспечивает удобный и быстрый обмен документами с партнерами.
Основные цели проекта
Основными задачами внедрения Directum RX стали
- Автоматизация документооборота и сокращение сроков согласования.
- Централизация хранения документов и исключение дублирования данных.
- Повышение прозрачности бизнес-процессов и удобства работы с документацией.
- Разработка личного кабинета контрагента для удобного взаимодействия с партнёрами.
Функциональные модули
В рамках проекта были внедрены и адаптированы следующие модули Directum RX:
- Делопроизводство – автоматизация процессов регистрации, хранения и обработки внутренних документов.
- Договоры – управление жизненным циклом договоров, автоматизация согласования и подписания.
- Проекты – организация работы с проектной документацией, контроль исполнения задач.
- Совещания – планирование встреч, фиксация решений и контроль их исполнения.
- Служба ввода документов – централизованный ввод, сканирование и распознавание документов.
- Agile-доски и База знаний – инструменты для управления рабочими процессами, обмена знаниями и коллективной работы.
- Среда разработки – возможность адаптации и расширения функционала системы под нужды компании.
Интеграция с корпоративными системами
Для эффективной работы системы была обеспечена интеграция с рядом корпоративных решений:
- Корпоративный портал – объединение всех информационных потоков в единую систему.
- Электронная почта и мессенджеры – оперативное взаимодействие сотрудников и контрагентов.
- Системы аналитики – возможность сбора и анализа данных по процессам документооборота.
Разработка личного кабинета контрагента
Одним из ключевых направлений проекта стало создание личного кабинета контрагента, который позволил значительно упростить и ускорить взаимодействие с партнерами.
Ключевые функции личного кабинета:
- Электронный документооборот – контрагенты могут загружать, отправлять и подписывать документы в цифровом формате.
- Отслеживание статусов – пользователи могут в реальном времени отслеживать этапы согласования документов.
- Персонализированные уведомления – автоматическая рассылка напоминаний о необходимости согласования или подписания документов.
- Хранение истории взаимодействий – доступ к архиву ранее отправленных и полученных документов.
- Автоматическое заполнение данных – интеллектуальные алгоритмы помогают избежать ошибок при вводе реквизитов.
Разработка кабинета проводилась с учётом требований безопасности и удобства использования, что позволило создать интуитивно понятный интерфейс и обеспечить защиту данных.
Результаты и эффекты внедрения
Внедрение Directum RX в ООО "COSCOM" дало значительные положительные результаты:
- Сокращение сроков обработки документов – ускорение процессов согласования и подписания.
- Снижение нагрузки на сотрудников – уменьшение объёма ручной работы за счёт автоматизации.
- Прозрачность и контроль – возможность отслеживания всех этапов работы с документами.
- Повышение уровня сервиса для контрагентов – удобный и быстрый обмен документами.
Заключение
Проект внедрения Directum RX в компании ООО "COSCOM" показал высокую эффективность цифровых инструментов в управлении бизнес-процессами. Развитие системы продолжается: в планах расширение функциональности личного кабинета, интеграция с дополнительными сервисами и дальнейшая автоматизация процессов. Данный опыт подтверждает, что цифровизация – это не только тренд, но и необходимость для современного бизнеса.