Документооборот в IBT-PEPSICO

Случается, что с ростом бизнеса растут и проблемы. Становится сложно помнить обо всех текущих процессах связанных с документами. Процесс согласования договоров затягивается, поиск документов превращается в невыполнимую задачу, а говорить о контроле работы коллектива и вовсе не приходится.

О проекте

Документооборот в IBT-PepsiCo

Весной 2019 года в «Micros Development» обратился начальник IT-департамента главного офиса компании «INTERNATIONAL BEVERAGES TASHKENT» в Ташкенте. Компания имеет главный офис и несколько заводов по всему Узбекистану. За несколько лет, в компании накопилась большое количество документов, а компания разрослась новыми сотрудниками и связями из-за чего возникли следующие проблемы:

• Затянутый процесс согласования договоров и внутренних документов;
• Потеря документов и их долгий поиск;
  
• Отсутствие единого хранилища.

Так как продукт для нас был новым, мы обратились за помощью к вендору. Была проведена трёхсторонняя встреча в ходе которой была продемонстрирована система. Больше всего заказчика заинтересовала возможность хранения истории по документам, процесс согласования и подписания внутренних документов электронной подписью (ЭП).

В «INTERNATIONAL BEVERAGES TASHKENT» понимали важность этого актива и поэтому тоже решили навести порядок в работе с документами.

Как мы внедряли DirectumRX

Перед началом внедрения и настройки мы расспросили клиента о том, чего он ждёт от работ. Клиент предпочел сокращенный тип внедрения. Получились задачи:

• Совместно настроить структуру компании;
• Объяснить как перенести и адаптировать, под возможности системы, регламенты согласования документов;
  
• Совместно создать шаблоны документов с автоподстановкой необходимых реквизитов и электронной подписи (ЭП).
  

Совместно были подготовлены документы “Положение об электронном документообороте” и “Приказ о начале внедрения DirectumRX” для юридического подкрепления того, что документация и ее согласование будут проходить через систему электронного документооборота DirectumRX.

Мы составили и согласовали план действий. Расскажем о каждом этапе подробнее.

Установка системы

Так как конфиденциальность внутренней информации является для заказчика первостепенной, система была установлена локально на сервере, с использованием базы данных PostgreSQL. В поставку были включены следующие модули: делопроизводство, договоры, мобильное приложение Jazz.

Настроили структуру

Совместно с администратором мы схематично изобразили структуру компании и перенесли её в систему.

Настроили регламенты согласования

Для настройки регламентов согласования , необходимо определить важные параметры.
Важны следующие характеристики:

• Последовательность: каждый согласовант должен вступать в процесс на определенном этапе;
• Сроки: на каждом этапе есть свои сроки нарушение которых может повлиять на производственные и административные процессы;
• История: каждое действие должно быть сохранено в истории документа для выявления ответственного за нарушение;

Заключение

На данный момент в системе работает более 40 сотрудников, все документы создаются, согласовываются и подписываются в электронном виде, это исключает возможность их потери и невыполнения поручений в срок.