Смотреть видео
О проекте
Цели проекта
В рамках стратегии «Цифровой Узбекистан — 2030» в Республике реализуются комплексные меры по внедрению информационных технологий во все отрасли и сферы. Алмалыкский горно-металлургический комбинат не остался в стороне и присоединился к цифровой трансформации — в мае 2022 года на предприятии стартовал проект внедрения системы управления процессами и документами Directum RX.
Оптимизация должна была решить ряд проблем:
- Недостаточная эффективность и прозрачность бизнес-процессов;
- Неструктурированное управление проектами;
- Долгое согласование бумажных документов;
- Трудности при отслеживании версий документов.
Основная цель — совершенствование электронного документооборота и исполнение положений Дорожной карты по широкому внедрению цифровых технологий и информационных систем.
Решение
Внедрение стартовало с Проектного офиса «Освоение месторождения “Ёшлик-1”». Параллельно шла работа в структурном подразделении АГМК и исполнительном аппарате.
Модули Directum RX внедрялись специалистами команды проекта поэтапно.
Управление документами
Объемный блок задач, связанных с оптимизацией документооборота, закрыли в первую очередь с помощью модуля «Делопроизводство».
Ранее сотрудники комбината работали по классическому сценарию — под бумажным экземпляром собирали визы руководителей, подходили к секретарю, который вручную регистрировал каждый документ, после чего его отправляли адресату через ЭДО PEGAS.
В системе Directum RX работу с документами перевели в цифру. Теперь они создаются в электронном виде, автоматически регистрируются в цифровых журналах, подписываются электронной подписью и уходят адресату.
Пользователи отмечают прозрачность работы в Directum RX: сотрудник, создавший документ, может в любой момент посмотреть, на какой стадии он сейчас находится. Значительно сократились случаи несоблюдения сроков и потери документов.
Руководящий состав АГМК оценил преимущества работы в мобильном приложении Directum Solo. Такие сотрудники не всегда находятся на рабочем месте, а благодаря приложению у них появилась возможность оперативно реагировать на поступающие документы и задачи.
Управление проектами
На следующем этапе на АГМК внедрили функциональность по управлению проектами, которая используется для эффективной работы по самым разным инициативам — ИТ и инвестиционным проектам, планам по автоматизации технологических процессов или строительным инновациям.
Все сопутствующие документы создаются в системе. Для отслеживания этапов работ используется диаграмма Ганта — на ней легко получить информацию об ответственных, статусе выполнения задач, а также ознакомиться с аналитическими данными. В архиве проекта хранятся все сопутствующие документы, технические задания, экспертные заключения, тендерная документация и акты.
Управление совещаниями
С помощью модуля «Совещания» системы Directum RX на комбинате оптимизировали весь бизнес-процесс от согласования даты, места и повестки встречи до получения и контроля выполнения итоговых поручений и задач.
Управление договорами
Раньше проект договорного документа согласовывали и подписывали более шести специалистов комбината. На это уходило в среднем около недели. Сегодня процесс оптимизирован в системе Directum RX, и все стадии работы по договору можно пройти онлайн в разы быстрее.
Также в модуле создают записи о выполненных работах, дополнительных соглашениях, меморандумах.
Виджеты
Еще одним удобным нововведением стали виджеты, которые каждый сотрудник может настроить под свои потребности и с их помощью контролировать ход работ по задачам. Для руководителя это инструмент мониторинга исполнительской дисциплины и загрузки работников, а также возможность посмотреть на бизнес-процесс «сверху». Благодаря виджетам можно быстро и наглядно получить общую статистику по всему комбинату, в том числе в разрезе KPI.

Проставление QR-кодов на документах
Команда проекта разработала возможность проставления QR-кодов на документы.
Среди компаний Узбекистана распространена практика проверки подлинности документов через QR-код.
Как это работает? В системе, где организован документооборот, после подписания усиленной подписью при создании PDF с отметкой об ЭП на документ ставится QR-код, который ведет на официальный сайт компании. По ссылке на сайте открывается подписанный документ, который автоматически подтягивается из системы. Контрагент берет бумажный экземпляр и сравнивает его с документом на сайте, тем самым проверяя его подлинность.
Возможность проставления QR-кодов применили для исходящих документов АГМК. Стандартный регистрационный штамп заменили на QR-код со ссылкой, которая различается в зависимости от типа документа и вида подписи. В случае с исходящим письмом документ выгружается на внешний сервис и ссылка формируется на публичную страницу. В остальных случаях при подписании усиленной ЭП ссылка формируется на карточку документа.
Если документ заверяется обычной подписью, происходит стандартное проставление штампа подписания.
Параметры настройки QR-кодов для администратора

Результаты проекта
Систему Directum RX используют более 5000 сотрудников Алмалыкского горно-металлургического комбината. По итогам проекта внедрения:
- Появились возможности для онлайн-согласования и редактирования документов, а также для интерактивного анализа процессов;
- Упростился контроль исполнительской дисциплины;
- Ускорилось согласование документов;
- Сократились транспортные расходы;
- Появилась возможность эффективно распределять рабочее время сотрудников;
- Снизились траты на обслуживание орг. техники и приобретение бумаги.
Количественные показатели:
- На 92% сократился бумажный документооборот
- На 70% повысилась исполнительская дисциплина
- В 2,5 раза ускорилось ознакомление с документами
- 5000+ пользователей системы
В планах — расширение возможностей системы, развитие модуля «Договоры», подключение решения для долговременного хранения и настройка интеграции с 1С. Цель АГМК — полный отказ от бумаги для реализации концепции безбумажного делопроизводства.